由于目前許多大中型單位企業(yè)人工管理會(huì )議室，各樓層的會(huì )議室空閑，預約情況不能及時(shí)得知，也增加了管理人員的工作負擔。為了進(jìn)一步規范會(huì )議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。在會(huì )議預約管理系統中。用戶(hù)只需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或通過(guò)前端設備即可隨時(shí)了解每個(gè)會(huì )議室的當前狀態(tài)和預約情況，提高了會(huì )議室的使用率，節省會(huì )議組織者的時(shí)間。
二、方案需求
1、員工可通過(guò)后臺查看所有會(huì )議室狀態(tài)。
2、能夠通過(guò)手機或電腦，預約會(huì )議室。
3、查看當前會(huì )議室會(huì )議主題、參會(huì )人員等信息。
4、掃碼會(huì )議簽到。
5、預定成功后，發(fā)送通知給參會(huì )人員。
三、會(huì )議室建設思路和原則
建設思路：會(huì )議室人工管理轉為無(wú)人化、信息化管理。
建設原則：提供優(yōu)質(zhì)的會(huì )議室預約服務(wù)，幫助您順利、高效地完成整個(gè)會(huì )議室預約過(guò)程
四、會(huì )議室預約管理軟件
1、登錄預約管理平臺
輸入賬號、密碼即可登錄預約平臺。
2、預訂會(huì )議室
選擇會(huì )議室、選擇預訂時(shí)間。如圖員工申請了名稱(chēng)為實(shí)訓室的會(huì )議室房間，預約實(shí)際為2022年11月28日1號9點(diǎn)-10點(diǎn)。
填寫(xiě)預約人員、填寫(xiě)會(huì )議主題與備注等相關(guān)會(huì )議預訂信息。
會(huì )議室預定成功，等待管理員審核。
3、會(huì )議室預約審核
管理員在管理后臺中查看預約列表，對預約申請進(jìn)行預覽、確定、駁回等操作。審核通過(guò)后將通過(guò)短信發(fā)送通知給參會(huì )人員。
4、會(huì )議室數據分析
管理員可在后臺查看會(huì )議室的使用情況與數據表現，支持數據導出。如會(huì )議室使用時(shí)長(cháng)、會(huì )議室使用次數統計、會(huì )議室預約次數統計等。
五、會(huì )議門(mén)牌面板
會(huì )議門(mén)牌面板的功能：
1）會(huì )議信息顯示：顯示當前會(huì )議狀態(tài)（會(huì )議前、會(huì )議中、空閑），如在會(huì )議前與會(huì )議中狀態(tài)下，可設置顯示會(huì )議的主題、會(huì )議時(shí)間等會(huì )議信息。
2）二維碼會(huì )議簽到：門(mén)牌中有對應的二維碼，參會(huì )人員掃描門(mén)牌中的二維碼完成會(huì )議簽到。
六、建成效益分析
1、一鍵查詢(xún)會(huì )議室使用狀態(tài)，有序預約會(huì )議室，提高會(huì )議室使用效率
2、會(huì )議室預約系統允許員工使用移動(dòng)應用程序按需查找和預約會(huì )議室，減少了會(huì )議管理人員的工作量。
3、會(huì )議安排和取消是許多員工、管理員頭疼的問(wèn)題，會(huì )議約定系統就能很好的解決這方面的問(wèn)題。
